Tens trabalho a mais, um prazo que não consegues cumprir ou uma situação com uma colega que ficou por esclarecer. Sabes que precisas de falar, mas vais adiando. Talvez receies parecer pouco disponível, criar tensão ou dizer algo de que depois te arrependas.
As conversas difíceis no trabalho nem sempre envolvem grandes conflitos. Por vezes, começam com uma tarefa aceite sem espaço na agenda ou uma dúvida que ficou por perguntar.
Não existe uma frase que garanta uma boa reação. Ainda assim, podes preparar o que queres dizer, escolher um momento adequado e fazer um pedido concreto. Estas cinco situações mostram como.
1. Pedir ajuda quando tens trabalho a mais
“Estou cheia de trabalho” pode ser verdade, mas deixa a outra pessoa sem perceber onde está a dificuldade e que ajuda seria útil.
Antes de falares, identifica três coisas: o que tens de entregar, os prazos e aquilo que já não cabe no tempo disponível. Não precisas de justificar cada minuto do teu dia. Basta tornar a situação clara.
Por exemplo:
“Tenho o relatório para quinta-feira e a proposta para sexta. Com o pedido que entrou hoje, não consigo concluir os três dentro destes prazos. Podemos decidir o que fica primeiro?”
Depois, apresenta uma possibilidade, se a tiveres:
“Consigo entregar o relatório na quinta-feira se a proposta passar para segunda. Outra opção é alguém ajudar-me a reunir os dados. O que faz mais sentido?”
Assim, a conversa pode chegar a uma decisão sobre prioridades, prazos ou distribuição do trabalho.
Se a resposta for “é tudo urgente”, volta ao que é possível: “Percebo a urgência. Com o tempo disponível, qual é a entrega que devo assegurar primeiro?”
2. Esclarecer prioridades antes de assumires um compromisso
“Preciso disto rapidamente” pode significar coisas diferentes para quem pede e para quem recebe o pedido.
Em vez de tentares adivinhar, esclarece o prazo e o resultado esperado:
“Quando dizes rapidamente, precisas de uma primeira versão hoje ou do documento final amanhã?”
Também vale a pena confirmar o nível de detalhe:
“Para esta reunião, precisas dos três números principais ou de uma análise completa?”
Estas perguntas ajudam-te a perceber o trabalho necessário antes de dizeres que sim. Se o pedido entrar em conflito com outra tarefa, torna essa escolha visível:
“Posso tratar disto agora. Nesse caso, a revisão que combinámos fica para amanhã. Está alinhado contigo?”
Antes de terminares, resume o que ficou decidido. Uma frase como “Então, envio hoje a versão resumida e completo os detalhes até sexta” permite corrigir um mal-entendido enquanto ainda há tempo.
3. Dizer que não consegues aceitar mais uma tarefa
Podes querer ajudar e, ao mesmo tempo, não ter disponibilidade. Não precisas de inventar uma desculpa nem de apresentar uma longa defesa.
Uma resposta clara pode incluir o limite e, quando existir, uma alternativa realista:
“Hoje não consigo assumir essa tarefa. Posso pegar nela na quinta-feira, se esse prazo servir.”
Ou:
“Consigo rever o documento, mas não consigo prepará-lo de raiz esta semana.”
A alternativa só deve aparecer se for possível para ti. Oferecer uma solução que também não consegues cumprir apenas adia a mesma conversa.
Se houver insistência, podes repetir o limite com serenidade:
“Compreendo que precises de ajuda. A minha disponibilidade mantém-se: consigo fazer a revisão na quinta-feira.”
Quando o pedido vem de quem define as tuas prioridades, podes colocar a questão de outra forma: “Para assumir esta tarefa, qual das que já tenho devo adiar?” Assim, fica explícito que aceitar mais trabalho exige uma escolha.
4. Falar sobre algo que te incomodou
É fácil começar por “tu nunca” ou “tu fazes sempre”. O problema é que a conversa pode passar a discutir essas palavras, afastando-se da situação que querias esclarecer.
Experimenta organizar o que vais dizer em três partes: o que aconteceu, que dificuldade criou e o que pedes para a próxima vez.
Por exemplo:
“Na reunião de ontem, começaste a responder enquanto eu ainda apresentava a proposta. Fiquei sem conseguir explicar a parte final. Na próxima reunião, podes deixar-me concluir antes de comentarmos?”
Outro exemplo:
“O ficheiro foi alterado depois de eu enviar a versão final, sem me avisarem. Acabei por trabalhar com informação diferente. Podemos combinar como sinalizamos alterações daqui para a frente?”
Descreve aquilo que observaste e evita atribuir intenções que não conheces. “Não me respeitas” é uma conclusão; “não consegui terminar a apresentação” identifica uma situação concreta.
Depois, dá espaço à resposta. Pode haver informação que te falta. Compreender a perspetiva da outra pessoa não te obriga a retirar o pedido que fizeste.
5. Terminar com um próximo passo concreto
Uma conversa pode parecer resolvida e, ainda assim, deixar cada pessoa com uma ideia diferente do que vai acontecer.
Antes de terminar, confirma três pontos:
- O que ficou combinado?
- Quem vai tratar de cada passo?
- Até quando?
Por exemplo:
“Então, eu envio a primeira versão amanhã de manhã e tu confirmas os dados até às três. Se surgir algum impedimento, avisamos antes desse horário.”
Se não houver acordo, identifica o que falta decidir:
“Ainda não conseguimos fechar o prazo. Podemos voltar a falar amanhã, depois de confirmares a disponibilidade da equipa?”
Quando for útil, regista o combinado numa mensagem breve e objetiva. O objetivo é terem uma referência comum para o trabalho seguinte.
Antes da conversa, prepara o essencial
Escolhe um momento em que possam falar com alguma privacidade e atenção. Evita começar um assunto delicado à frente de outras pessoas ou quando alguém está de saída.
Leva contigo três notas: a situação concreta, aquilo de que precisas e o pedido que queres fazer. Escolhe um assunto principal, em vez de juntar todas as situações que ficaram por resolver.
Se estiveres demasiado alterada, podes pedir outro momento: “Quero falar sobre isto com calma. Podemos retomar a conversa depois do almoço?”
Também não tens de resolver sozinha situações repetidas de desrespeito, intimidação ou insegurança. Nesses casos, considera procurar apoio junto da pessoa ou estrutura adequada na organização.
Para começares, escolhe uma conversa que tens adiado e completa esta frase: “O que preciso de esclarecer é… e o que vou pedir é…”
Ter esse ponto definido pode ajudar-te a entrar na conversa com mais clareza, mesmo que ainda te sintas nervosa.
